Công nghệ cùng những ứng dụng hiện đại hiện đang được áp dụng trong khá nhiều lĩnh vực, và các khách sạn cũng không phải trường hợp ngoại lệ. Chính những công nghệ này đã giúp định hình môi trường khách sạn du lịch, nâng cao khả năng cạnh tranh cho khách sạn. Cùng chúng tôi đi tìm hiểu những công nghệ thường áp dụng trong kinh doanh khách sạn trong bài viết dưới đây nhé.
Lợi ích nhận được khi áp dụng công nghệ kinh doanh khách sạn
Quản lý nhân viên hiệu quả
Lợi ích đầu tiên mà các công nghệ hiện đại mang lại cho chủ khách sạn là quản lý nhân viên hiệu quả. Trước đây, công nghệ chưa được phát triển như ngày nay, nhiều khách sạn lựa chọn cách quản lý bằng phương pháp ghi chép sổ sách kết hợp với phần mềm để quản lý doanh thu.
Tuy nhiên cách này lại đòi hỏi nhiều thời gian và nhân công để thanh toán và ghi chép. Hơn nữa, nhiều khách sạn không chỉ cung cấp dịch vụ lưu trú mà còn nhiều dịch vụ khác như giải trí, ăn uống…. Khi số lượng khách hàng check-out, check-in quá lớn, khối lượng công việc nhiều khiến cho nhân viên dễ mắc phải những sai sót trong khâu tính toán,gây ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của khách sạn.
Nhưng khi sử dụng phần mềm, những người quản lý hay chủ khách sạn có thể dễ dàng quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả. Việc cần làm của mọi người là nhập dữ liệu đầu và một lần duy nhất, phần mềm sẽ tự động lưu trữ và tính toán giá phòng theo những dịch vụ mà khách hàng lựa chọn. Sử dụng phần mềm cũng giúp cho việc tính toán được chính xác hơn, tránh được những sai sót có thể gặp.
Dễ dàng theo dõi doanh thu
Khi áp dụng công nghệ và việc quản lý và kinh doanh giúp cho các chủ khách sạn, những người quản lý có thể dễ dàng theo dõi. Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp kiểm soát doanh thu trong từng ngày, doanh số của từng nhân viên, lịch sử giao dịch của từng khách hàng hay nợ công của từng chi nhánh.
Cùng với đó là thống kê các phòng đang còn trống, từ đó khách sạn có thể đưa ra được các chương trình khuyến mãi, giảm giá phù hợp. Ngoài ra, thông qua phần mềm quản lý, chủ khách sạn hay nhà quản lý có thể dễ dàng điều hàng khách sạn mọi lúc, mọi nơi. Chỉ cần có internet, mọi người có thể sử dụng ứng dụng phần mềm trên máy tính, điện thoại, laptop, ipad.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Lợi ích tiếp theo mà công nghệ mang đến cho khách sạn là tiết kiệm chi phí và thời gian. Chi phí luôn là yếu tố được tất cả mọi khách sạn quan tâm tới, đặc biệt là những khách sạn phân khúc từ 0 – 2 sao. Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn điện toán đám mây sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Thay vì sử dụng sử dụng hệ thống PMS truyền thống, việc sử dụng phần mềm quản lý phù hợp và thân thiện hơn rất nhiều.
Hiện nay, hầu hết các khách sạn đều sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Điều này giúp cho khách sạn không phải tiêu tốn nhiều chi phí lắp đặt, chi phí bảo trì và chi phí lắp đặt. Chỉ cần có kết nối internet, người dùng có thể quản lý khách sạn mọi lúc, mọi nơi bằng chiếc điện thoại thông minh.
Khi sử dụng các ứng dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý, khách sạn sẽ không cần phải tốn quá nhiều tiền cho nhân viên quản lý và cập nhật sổ sách. Việc cần làm của mọi người chỉ là nhập dữ liệu vào hệ thống, phần mềm quản lý sẽ tự động tính toán, lưu trữ và xuất dữ liệu khi cần thiết.
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng
Đối với lĩnh vực cung cấp dịch vụ, việc xây dựng mối quan hệ và chăm sóc khách hàng là vô cùng quan trọng, quyết định trực tiếp đến sự quay lại của khách hàng trong những lần tiếp theo. Việc sử dụng các phần mềm quản lý công nghệ đám mây giúp cho khách sạn có thể dễ dàng kết nối, chăm sóc và xây dựng mối quan hệ với khách hàng của mình một cách hiệu quả nhất.
Chính vì vậy, việc tích hợp công nghệ quản lý và kinh doanh giúp cho khách sạn có thể chăm sóc và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng nhờ tính năng email marketing được tích hợp sẵn. Phần mềm hỗ trợ các mẫu email đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết như chào mừng khách sau khi check-in, xác nhận đặt phòng, chúc mừng sinh nhật khách, cảm ơn khách sau khi check-out…
Ngoài ra áp dụng công nghệ cũng sẽ giúp các chủ khách sạn dễ dàng thiết lập quan hệ đối tác với các dịch vụ liên quan như website du lịch, website nhà hàng… để đem lại cho khách hàng sự tiện nghi nhất có thể trong chuyến du lịch của họ.
Những công nghệ thường áp dụng trong kinh doanh khách sạn
Phần mềm quản lý khách sạn
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn là cách hiệu quả nhất để quản trị khách sạn một cách tốt nhất từ khâu check-out, check-in cho đến việc quản lý các nhân viên. Với những khách sạn kinh doanh theo kiểu truyền thống rất hay gặp phải nhiều vấn đề bất cập như báo cáo chậm, thất thoát tiền bạc, mất nhiều thời gian cho việc quản lý khách sạn, rủi ro về tài chính khi quản lý sổ sách…. Cũng bởi vậy mà việc đưa các phần mềm quản lý và sử dụng là vô cùng cần thiết, khắc phục nhiều vấn đề của khách sạn một cách hiệu quả.
Trong thời buổi mà công nghệ phát triển mạnh mẽ, cùng với đó là sự lan tỏa của internet thì những phần mềm quản lý lại càng trở nên cần thiết hơn. Việc quản lý khách sạn sẽ trở nên vô cùng đơn giản ở bất cứ nơi đây cũng chỉ cần có một chiếc điện thoại có kết nối internet.
Chỉ cần một chiếc máy tính hoặc điện thoại có tích hợp phần mềm quản lý khách sạn, mọi hoạt động của khách sạn sẽ được cập nhật liên tục và đảm bảo độ chính xác cao. Sử dụng phần mềm sẽ giúp mọi người hoàn thành khá nhiều công việc chỉ trong một khoảng thời gian ngắn.
Khâu kiểm soát kinh doanh khách sạn sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, từ đó giúp cho những người quản lý dễ dàng điều phối công việc kinh doanh của khách sạn một cách hợp lý hơn. Không chỉ vậy, việc cập nhật cũng tự động 100%, đơn giản hóa việc theo dõi doanh số, doanh thu của từng chi nhánh.
Đặc biệt hơn là khi áp dụng phần mềm quản lý vào khách sạn sẽ giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát tiền bạc, sai lệch doanh thu, sai lệch thông tin khách sạn. Nhờ đó giúp cho hoạt động của khách sạn luôn được diễn ra tốt. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có riêng cho minh phần mềm quản lý cho kinh doanh thì bạn có thể tham khảo qua đơn vị dịch vụ thiết kế web quản lý khách sạn của công ty thiết kế trang web Mona không chỉ thiết kế web mà còn lập trình phần mềm quản lý theo yêu cầu đáp ứng nhiều yêu cầu khó của mọi doanh nghiệp lớn nhỏ.
Chỉ số KPIs trong kinh doanh khách sạn
Áp dụng việc xây dựng các KPIs để đo lường hiệu quả hoạt động của khách sạn. Thông qua các chỉ số này để đo hiệu quả được báo cáo định kỳ, giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những cảnh báo kịp thời cũng như các quyết định chính xác. Đó chính là những kết quả thực hiện được đo lường theo từng đơn vị, cá nhân, kiểm soát được số liệu, dữ liệu báo cáo trước khi có kế hoạch kinh doanh trong thời gian tiếp theo. Được xây dựng trên nền công nghệ hiện đại, KPIs mang đến hiệu suất mạnh mẽ, hỗ trợ cùng lúc cho nhiều người dùng.
Tiếp thị điện tử
Trong quá trình ứng dụng CNTT nhằm giúp tăng doanh số, rất nhiều khách sạn đã thành công với giải pháp quảng cáo online để mở rộng kênh đặt hàng cho khách sạn. Xét về mặt kinh tế thì đây là phương pháp tiếp thị ít tốn kém nhất so với báo in hay các kênh truyền hình trực tiếp. Bên cạnh đó, tiếp thị điện tử cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Về cơ bản thì e-marketing cũng giống như phương pháp tiếp thị truyền thống trước đây, nghĩa là cũng đi theo trình tự từ sản phẩm, giá thành, xúc tiến thương mại cho đến thị trường tiêu thụ. Nếu như xét theo lợi ích thì phương pháp này chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí khá thấp, hiệu quả thì khỏi phải bàn, tốt hơn các kênh quảng cáo truyền thông rất nhiều.
Với cơ sở dữ liệu người dùng lớn, người làm marketing có thể gửi hàng triệu email chỉ với một vài thao tác chuột đơn giản. Thậm chí còn có thể sử dụng hệ thống tự gửi email cho từng khách hàng hoặc từng nhóm khách hàng với nội dung phù hợp. Với hình thức này, sự giao dịch giữa khách hàng và khách sạn sẽ không đột ngột như qua điện thoại, có thể gửi thông điệp tới nhiều khách hàng cùng lúc tới nhiều địa chỉ khác nhau một cách hiệu quả nhất.
Thanh toán thông minh
Sự phát triển của internet đã mang tới nhiều hình thức thanh toán online thông minh, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Công nghệ thông tin cũng chính là nền tảng ra đời cho phương thức thanh toán mới này. Nhiều loại ví điện tử thông minh như Baokim, Nganluong. Payoo… đều là cổng thanh toán trực tuyến chuyên phục vụ các giao dịch tài chính, việc giao dịch bán hàng sẽ được diễn ra một cách an toàn và tiện lợi hơn rất nhiều.
Việc ứng dụng các công nghệ hiện đại cho khách sạn là vô cùng cần thiết để đảm bảo việc chăm sóc khách hàng được tốt nhất, đảm bảo chất lượng dịch vụ của mình, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ. Mang tới nhiều lợi ích, thực sự việc ứng dụng công nghệ hiện đại là vô cùng cần thiết.
